Tekoäly on kaikkien huulilla, ja useissa vuokrataloyhtiöissäkin on noussut esiin tarve laatia oma strategia tekoälyn hyödyntämiseen tai vähintään kirjata yhtiön strategiaan, miten tekoälyä on tarkoitus hyödyntää.
Vuokratalojen arjessa tekoäly on vielä paljon enemmän puhetta kuin tekoja. Onko strategian laatiminen oikea tapa lähestyä asiaa, josta asiantuntijoillakin on vielä hyvin vähän tietoa? Olisiko järkevämpää vaikka keittää pannullinen kahvia ja pysähtyä hetkeksi yhdessä työporukalla miettimään, miten me yhtiönä tällä hetkellä toimimme ja missä olisi kehitettävää?
Miksi kannattaa aloittaa arjesta eikä strategiasta?
Tekoäly on aihepiirinä vaikea ja monimutkainen. Lisäksi se kehittyy valtavaa vauhtia. Tässä tilanteessa strategiaan päätyy helposti yleisiä kirjauksia tehokkuudesta, paremmasta asiakaspalvelusta tai tiedolla johtamisesta, mutta ne eivät vielä kerro, mitä pitäisi tehdä toisin maanantaiaamuna.
Mitä ongelmaa tekoälyllä halutaan ratkaista? Tätä on hyvä miettiä yhdessä työporukalla.
Mikään ei myöskään estä kokeilemasta. Kokeilu kannattaa aloittaa mahdollisimman pienestä. Kun ensin tunnistetaan yksi toistuva ongelma, voidaan tehdä pieni kokeilu, saada nopeasti kokemusta ja mitata, syntyykö todellista hyötyä. Samalla opitaan, millaista tietoa tekoäly tarvitsee, mitä tietoturvalta edellytetään ja miten työntekijöiden toimintatavat muuttuvat.
Viisi kysymystä, joilla pääset liikkeelle
Seuraavien kysymysten avulla voit miettiä tarkemmin, mistä tällainen pieni, helposti ratkaistava asia voisi löytyä.
- Mikä on työssämme usein toistuva kysymys, johon vastaaminen voitaisiin automatisoida jo nykyisillä työkaluilla?
Mieti niitä tilanteita, joissa haet toistuvasti samaa tietoa eri lähteistä tai kyselet sitä kollegoilta. Vuokrataloyhtiössä tällaisia voivat olla esimerkiksi työjonojen hallinta ja priorisointi (“mitä minun kannattaa tehdä seuraavaksi?”), vikailmoituksien käsittely, asiakaspalvelun neuvonta, tiedonhaku ja raportointi.
2. Mistä tietoa haetaan ja onko tieto kaikkien saatavilla?
Työhön liittyvää tietoa tallennetaan eri paikkoihin, ja sitä myös kertyy eri lähteisiin. Tiedot voivat olla huoltokirjassa, kovalevyllä, SharePointissa, sähköpostissa, puhelimessa tai ruutuvihkossa. Mistä vastausta usein toistuvaan kysymykseen etsitään?
Ovatko nuo tietolähteet helposti kaikkien saatavilla ja saavutettavissa? Tallennetaanko tieto heti niin, että kaikki näkevät sen?
3. Mihin työaikaa kuluu?
Paljonko asian selvittelyyn käytetään aikaa? Mitä seuraa, jos kysymykseen ei saada vastausta? Mistä tiedetään, että asia on jo jollakin toisella työntekijällä selvityksessä?
Joudutaanko tiedon saamista odottamaan? Tarvitaanko asian selvittämiseen monta ihmistä?
4. Mitä tekoälytyökaluja organisaatiolla on käytössä?
Usealla organisaatiolla on käytössä Officeen sisältyvä Copilot-paketti. Ovatko lisenssit käytössä ja aktivoituina työntekijöille?
Monista tekoälytyökaluista on saatavilla maksuton versio. Esimerkiksi ChatGPT:tä, Microsoft Copilotia, Google Geminiä, Claudea ja Perplexityä voi käyttää maksutta tietyissä tehtävissä käyttörajoitusten puitteissa. Esitteitä, kuvia ja muuta visuaalista sisältöä voi tehdä esimerkiksi Canvan maksuttomilla ominaisuuksilla.
Myös moniin muihin yritysten käyttämiin ohjelmiin tulee tekoälyä hyödyntäviä ominaisuuksia.
5. Onko tekoälyllä pääsy tietovarastoihin ja onko toiminta turvallista?
Ilmaiset työkalut sopivat moneen yleiseen tehtävään, mutta on tärkeää tunnistaa niiden rajat. Erityisesti on muistettava, ettei asiakastietoja sisältävää aineistoa saa syöttää mihinkään työkaluun, jonka tietoturvaa ei ole ensin varmistettu.
Tekoälyn todelliset hyödyt alkavat kuitenkin siitä, että vastaukset perustuvat organisaation omaan dataan. Tämä edellyttää tietoturvallisia työkaluja. Onko yrityksellä käytössä turvalliset tekoälytyökalut vai pitäisikö niitä hankkia?
Mitä jos kuitenkin tarvitset strategiapaperin?
Joissakin tilanteissa on kuitenkin järkevää tehdä juuri se, mitä on pyydetty tai käsketty. Jos yritystä on pyydetty laatimaan tekoälystrategia, voi olla järkevintä tehdä se. Onneksi tekoäly auttaa siinä mielellään ja nopeasti.
Leikitään nyt sitten hetki tekoälyllä. Avaa työpöydällesi kaikki mahdolliset tekoälyhärpäkkeet, joita sinulla on käytössä. Jos sinulla on käytössä esimerkiksi kolme työkalua – Googlen Gemini, ChatGPT ja Copilot – kirjoita kaikkiin sama prompti eli kehote esimerkiksi näin:
”Kotikunnan vuokra-asunnot Oy:lle tarvitaan tekoälystrategia. Laadi strategia. Huomioi siinä erityisesti seuraavat asiat:
– Yhtiö harjoittaa sosiaalista vuokraustoimintaa, ja sen käsittelemät asiakastiedot on EU:ssa valmisteilla olevassa lainsäädännössä luokiteltu korkean riskin tiedoiksi.
- Yhtiö on pieni, ja sillä on vähän henkilökuntaa. Silti se hoitaa suurta asuntomassaa, joten automatisoinnin tarve on suuri.
– Yhtiöllä on eri-ikäisiä kiinteistöjä, joiden kunto vaihtelee. Siksi huollon työpyynnöt ja tehtävät voivat olla hyvin erilaisia. - Yhtiöllä on monta kustannuspaikkaa. Vuokrat määritellään kustannuspaikkakohtaisen toteumatiedon perusteella, ja ne raportoidaan jälkilaskelmassa.
- Yhtiö on osa kuntakonsernia. Sitä koskevat hankintalaki ja kunnan omat konserniohjeet. Yhtiö voi osallistua kunnan järjestämiin kilpailutuksiin.”
Nyt sinulla on kolme erilaista luonnosta. Valitse niistä paras ja tarpeitasi parhaiten vastaava. Kopioi se. Kirjoita nyt kahdelle muulle tekoälylle seuraava viesti: ”Kiitos hyvästä vastauksesta. Voisitko ottaa huomioon alla esitetyt näkökohdat ja täydentää strategiaa?” Kopioi viestin perään paras vastaus.
Kun saat kaksi uutta versiota, kopioi ja liitä nämä ”parannetut versiot” parhaan raportin perään. Kirjoita kehotteeseen seuraava: ”Voisitko vielä ottaa huomioon alla esitetyt parannus- ja kehitysehdotukset? Käyttämäsi kieli oli myös melko monimutkaista. Voitko tehdä tekstistä selkokielisemmän ja avata keskeisiä teknisiä termejä?”
Viimeiseksi avaat Word-mallin, jossa yrityksesi logot ja fontit ovat kohdallaan. Sitten kopioit ”möyhennetyn vastauksen” logopohjaan. Poistat väliviivat ja luettelomerkinnät.
Viimeisen silauksen uskottavuudelle saat lisäämällä tekstiin vähän puhekielisyyttä, ehkä muutaman vaillinaisen lauseen ja jopa tahallisen kirjoitusvirheen. Liian täydellinen ja vaikeita termejä vilisevä teksti ei näytä ihmisen kirjoittamalta.
Tekoälystrategia on valmis – voilà!
Oletko nyt enemmän huolissasi vai innoissasi?
Kaikkea ei tarvitse ratkaista yksin. Pelarconin asiantuntijat ovat käytettävissäsi, kun haluat sparrata käyttötapauksista, tietoturvasta tai käytännön käyttöönotosta. Ota meihin rohkeasti yhteyttä.
Tärkeintä ei ole seurata muutosta, vaan miettiä, mitä voisit tehdä toisin. Tänään.